RECEPCIÓN DOCUMENTAL

DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

Para este proceso contamos con unos procedimientos claros y documentados, seguimos unos lineamientos dados por unos tips y guías documentales, hace algún tiempo trabajábamos con una guía escrita donde nos daban bases mínimas para todos los procedimientos documentales de la organización, ahora todo esta en nuestras computadoras. Además todo documento que ingresa o sale de la organización debe ser numerado para es caso de salida y radicado para el caso de ingreso, numeramos memorandos, no utilizamos casi nunca las circulares informativas, se ha optado por utilizar el correo electrónico.

Tenemos un puesto de recepción documental donde se encargan de recibir, clasificar y distribuir los documentos recibidos, según sea el caso al que aplica, siguiendo cada indicación plasmada en los procedimientos.

Para la salida de documentación, contamos con procedimiento de numeración, tips y normas a seguir.

Por ser una Empresa grande todos los procedimientos tienen gran cantidad de pasos a seguir, todos importantes y claramente definidos en cada procedimiento.

Proceso radicación
Proceso numeración
Proceso fax
Proceso digitación
Proceso archivo
Proceso conservación
Proceso recuperación
Etc. Etc.

Tenemos recorrido definidos para recibir y entregar documentos internos
Tenemos recorridos externos para entrega personal, para diligencias personales, para urgentes, para jurídicos, para entregas especiales, para confidenciales, contamos con oficina de mensajeria externa tradicional (servientrega- Adpostal- Aeroenvios) dentro de las instalaciones.

DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS INTERNOS

Como ya lo mencione tenemos recorridos así:
Del puesto de recepción al central
Del puesto de recepción a las filiales
Del central a las dependencias
De las dependencias al central para luego entregar a las areas
De filiales hacia la Empresa Matriz ISA
De ISA a las filiales y viceversa.
Las filiales son: XM COMPAÑÍA DE EXPERTOS EN MERCADOS
INTERNEXA
SUBESTACIÓN ANCON SUR
También tenemos recorridos a otros:
Al Fondo de Empleados, al Almacén, a Recrecer, al Restaurante, a Molitur, a Servientrega, a la Biblioteca.
Dentro de las filiales tenemos recorridos del centro documental de cada una a los puestos secretariales y viceversa.


MEDIOS DE DISTRIBUCIÓN


Contamos con varios medios de distribución

1. Mensajeria Interna: entre las areas, entre las filiales, subestaciones y otros.
2. Mensajería Externa: diligencias de carácter confidencial, especiales, entrega personal.
3. Diligencias Personales: como su nombre lo dice para todo el personal que labora en la Empresa (minimiza las salidas de los empleados)
4. Diligencias Gerencias. Como su nombre lo dice solo atiende Gerentes (Personales de todo carácter)
5. Correo Tradicional. Nacional e Internacional
6. Correo Electrónico: Para todo el personal como método rápido y confiable
7. Fax y Rightfax: Es de mucha demanda más que todo para las circulares, correos masivos.
8. Transporte Terrestre: se cuenta con un contrato que permite la utilización de carros para diligencias especiales.

MEDIO DE MAYOR ACEPTACIÓN

Tenemos como los más utilizados los Correos Electrónicos, Fax y Rightfax, Tradicional y obviamente los personales.


CONTINGENCIAS Y NOVEDADES

Son varias las contingencias y novedades que se presentan en las distribuciones de documentos e información, relaciono algunas:
· Datos errados en sobres: ocasionan devoluciones y retrasos en las entregas.
· Areas trocadas en los sobres internos: ocasionan perdida de documentos.
· Bases de datos mal diligenciadas: ocasionan retrasos en los envíos.
· Direcciones incorrectas suministradas al personal de transporte terrestre: ocasionan pérdidas y difícil ubicación para realizar entregas.
· Desconocimiento de la Empresa y sus filiales: documentos de una filial en otra.
Se trabaja diariamente en la identificación y mejoramiento continuo.

CLASES DE CORREOS UTILIZADOS Y CONTROLES

Correo interno
Correo externo
Correo tradicional urbano, nacional e internacional
Correo personalizado
Correo Especializado y Recomendado

Los controles en el correo interno son pocos, se deben marcar muy bien los sobres o los paquetes, para esto utilizamos la herramienta ubícame que debe estar actualizada para facilitar la ubicación de las personas y diligenciar sobres.

Para el correo externo por lo general se lleva una copia de más para firma y sello.

Para el correo tradicional urbano, nacional, internacional, especializado y recomentado tenemos con Adpostal planillas de entrega y para Servientrega las guías.
Para el correo especializado como aeropuerto – aeropuerto igual utilizamos guías y confirmación con los destinatarios.