miércoles, 30 de julio de 2008
GUIA # 7 CONSERVACIÓN
CONDICIONES AMBIENTALES:
HUMEDAD
TEMPERATURA IDEAL
AIRE ACONDICIONADO
EXTRACTORES.
LIMPIEZA:
Diariamente contamos con personal de
Diariamente contamos con personal de
servicios generales que apoya nuestra labor
y nos ayudan con la limpieza, día y noche.
Se utilizan guantes, tapabocas,
Se utilizan guantes, tapabocas,
paños de limpiar, etc.
CONTROL DE PLAGAS:
Aproximadamente cada tres meses se
Aproximadamente cada tres meses se
contrata este servicio para velar por
el bienestar de los documentos.
ESPACIOS
Amplios y dotados de lo necesario para atender adecuadamente y correctamente
Amplios y dotados de lo necesario para atender adecuadamente y correctamente
a nuestros usuarios, espacios iluminados y con estudios de salud ocupacional semestrales.
VARIOS CONSULTA
EXPEDIENTES DE MAYOR CONSULTA:
CONTRATOS.
CORRESPONDENCIA BANCOS.
HISTORIAS LABORALES.
FACTURAS
CONTRATOS.
CORRESPONDENCIA BANCOS.
HISTORIAS LABORALES.
FACTURAS
PORTAFOLIO DE SERVICIOS DEL CENTRO DOCUMENTAL
CORRESPONDENCIA:
CORRESPONDENCIA:
Tenemos los siguientes procesos
NUMERACIÓN
RADICACIÓN
FAX
RIGHTFAX
DIGITALIZACIÓN
ARCHIVO:
NUMERACIÓN
RADICACIÓN
FAX
RIGHTFAX
DIGITALIZACIÓN
ARCHIVO:
Tenemos los siguientes procesos
INGRESO DE INFOMACIÓN
ANÁLISIS Y NORMALIZACIÓN
CONSERVACIÓN
TRANSFERENCIA
RECUPERACIÓN
ELIMINACIÓN
CONSULTA
REPROGRAFIA
Contamos con servicios de Mensajería Interna, Externa, diligencias personales.
INGRESO DE INFOMACIÓN
ANÁLISIS Y NORMALIZACIÓN
CONSERVACIÓN
TRANSFERENCIA
RECUPERACIÓN
ELIMINACIÓN
CONSULTA
REPROGRAFIA
Contamos con servicios de Mensajería Interna, Externa, diligencias personales.
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
Para un buen manejo de información y documentación, es conveniente tener en las organizaciones ayudas como:
1. GUIAS
2. NORMAS
3. LEYES CLARAS
4. INVENTARIO
5. CUADROS DE CLASIFICACIÓN
6. CONTROL DE PRÉSTAMOS
7. PROCEDIMIENTOS CLAROS
8. MANEJO DE NOVEDADES
9. CODIGO ETICA
10. MANUAL DE ORDENACIÓN 5´S
FORMATOS UTILIZADOS
INDICE UTILIZADO PARA LOS EXPEDIENTES: Para el ejemplo consecutivo de numeración, cartas que salen de la Empresa.
INVENTARIO - INDICE EXPEDIENTE
FORMATO INVENTARIO:
Apenas se esta trabajando en el, como sabemos es único, pero en la filial solo se inicia la implementación.
TABLA DE VALORACIÓN:
Tenemos unos criterios para la retención y conservación de documentos, tablas de retención no tenemos, pero en los archivos de todo el grupo ISA, tenemos tablas de valoración.
Teniendo en cuenta las series y la codificación que debe llevar estas al producir los documentos.
TABLA DE VALORACIÓN:
Tenemos unos criterios para la retención y conservación de documentos, tablas de retención no tenemos, pero en los archivos de todo el grupo ISA, tenemos tablas de valoración.
Teniendo en cuenta las series y la codificación que debe llevar estas al producir los documentos.
martes, 15 de julio de 2008
ORGANIZACIÓN DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ACTIVIDADES GUIA # 5
ORGANIGRAMA MATRIZ ISA ADJUNTO
ORGANIGRAMA FILIAL XM ADJUNTO
En nuestra calidad de filial,
Dependemos de la Gerencia Administrativa de ISA
LOGISTICA.
FUNCIONES DOCUMENTALES:
Dentro de nuestras funciones están:
Planear, organizar, dirigir, integrar, controlar, desarrollar, regular y mantener procesos técnicos documentales del sistema de correspondencia (recepción, trámite, tráfico y despacho) y sistema de archivo (recepción, organización, almacenamiento, descarte y recuperación de información), tendientes a mantener grupos documentales y un adecuado Sistema Documental, contribuyendo a la conservación y memoria colectiva de la organización.
Suministramos y llevamos oportuna y eficazmente la información a los clientes internos y externos, para así desarrollar actividades.
Siguiendo la ley 594 .
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ADJUNTO
SISTEMA DE ORDENACIÓN:
Se hace a partir de las series y subseries documentales, utilizamos el sistema mixto alfanumérico, también tenemos algo de alfabético onomarico, toponímico y temático, ya que es mucho el volumen documental que manejamos.
Utilizamos unidades simples y complejas, expedientes, para estos últimos de izquierda a derecha.
FOLIACIÓN: Consiste en la asignación de consecutivos desde uno a cada hoja, esto se hace cuando la serie esta perfecta. Contratos, Convenios.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:
Este nos permite saber cuales son los pasos necesarios de procesos, determina con los documentos que iniciamos y finalizamos expedientes.
En los expedientes de archivo es necesario el orden lógico de la información almacenada y es por eso que allí se ve claramente la lógica de archivar de izquierda a derecha pues armamos libros con sentido a la hora de consultar.
El principio de orden original ayuda a recuperar la información contenida en un expediente de forma más rápida y facilita nuestra labor de facilitadotes del que hacer diario.
En los contratos, en los convenios, en las licitaciones, en los expedientes de hoja de vida.
INVENTARIO ODCUMENTAL: Si contamos con el, por lo menos tenemos una base y se trabaja en el, pero no fue posible conseguirlo, por la demanda de consultas, el personal a cargo no lo suministro.
INDICE:
El principio de orden original ayuda a recuperar la información contenida en un expediente de forma más rápida
5030
GERENCIA GESTIÓN EMPRESARIAL
INFORMES
2008
FOLDER 1-1
DOCUMENTOS DE APOYO
LEY 594 Y OTRAS RELACIONADAS CON DOCUMENTACIÓN
GUIAS INSTITUCIONALES
NORMAS ICONTEC
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS
PROCEDIIENTOS GENERALES
DDP
MAPAS
MEMORIAS DE CAPACITACIONES AL PERSONAL DE LOS CENTROS DOCUMENTALES DE LA EMPRESA.
CAPACITACIÓN PERMANENTE.
LAS 5´S
DOCUEMTNOS DE CMAPAÑAS PREVENTIVAS.
TIPS DOCUMENTALES
CONSERVACIÓN
Es el proceso que nos permite actualizar registros, levantar estudios de series documentales, proponer tratamiento para las series y hacer mantenimiento a los archivos.
Son un conjunto de actividades tendientes a garantizar la integridad y buen estado físico de la documentación, aplicación de las disposiciones del comité en cuanto a periodos de permanencia de la documentación, y dentro de este proceso se hace un estudio de series que luego se presenta al comité.
Dentro de este proceso es muy importante tener en cuenta que en un archivo central o histórico debemos tener unas condiciones como:
Temperatura entre 14 y 22 grados centígrados
Humedad entre 40 y 60%.
APERTURA DE EXPEDIENTES
En este proceso tenemos en cuentas que al ingresar la información debe ser clasificada para alimentar registros y así organizar adecuadamente el material, teniendo en cuenta el tipo de documento y sobre todo la facilidad de recuperación que este debe tener.
Se analiza y normaliza la información debemos ser asertivos en los nombres que colocamos a los expedientes, plasmar información en bases de datos que permiten un orden lógico y adecuado.
Colocamos en los campos asuntos de encabezado, palabras claves, claras del tema principal o marco. Mucho cuidado debemos tener con contratos y proyectos que son de alta consulta.
PASOS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Como filial que somos, operamos dentro de la misma como archivo central, allí lo que se hace es un análisis de la permanencia de determinados expedientes, se tiene en cuenta el cuadro de clasificación y los tiempos estipulados para al conservación de estos tipos documentales. Y se hacen planillas de control para entregar al archivo Histórico de la casa matriz ISA.
Se hace aproximadamente cada 6 mese o cada año dependiendo de las series a mover, de la consulta y del volumen que se tenga en el archivo de la filial.
ORGANIGRAMA MATRIZ ISA ADJUNTO
ORGANIGRAMA FILIAL XM ADJUNTO
En nuestra calidad de filial,
Dependemos de la Gerencia Administrativa de ISA
LOGISTICA.
FUNCIONES DOCUMENTALES:
Dentro de nuestras funciones están:
Planear, organizar, dirigir, integrar, controlar, desarrollar, regular y mantener procesos técnicos documentales del sistema de correspondencia (recepción, trámite, tráfico y despacho) y sistema de archivo (recepción, organización, almacenamiento, descarte y recuperación de información), tendientes a mantener grupos documentales y un adecuado Sistema Documental, contribuyendo a la conservación y memoria colectiva de la organización.
Suministramos y llevamos oportuna y eficazmente la información a los clientes internos y externos, para así desarrollar actividades.
Siguiendo la ley 594 .
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ADJUNTO
SISTEMA DE ORDENACIÓN:
Se hace a partir de las series y subseries documentales, utilizamos el sistema mixto alfanumérico, también tenemos algo de alfabético onomarico, toponímico y temático, ya que es mucho el volumen documental que manejamos.
Utilizamos unidades simples y complejas, expedientes, para estos últimos de izquierda a derecha.
FOLIACIÓN: Consiste en la asignación de consecutivos desde uno a cada hoja, esto se hace cuando la serie esta perfecta. Contratos, Convenios.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:
Este nos permite saber cuales son los pasos necesarios de procesos, determina con los documentos que iniciamos y finalizamos expedientes.
En los expedientes de archivo es necesario el orden lógico de la información almacenada y es por eso que allí se ve claramente la lógica de archivar de izquierda a derecha pues armamos libros con sentido a la hora de consultar.
El principio de orden original ayuda a recuperar la información contenida en un expediente de forma más rápida y facilita nuestra labor de facilitadotes del que hacer diario.
En los contratos, en los convenios, en las licitaciones, en los expedientes de hoja de vida.
INVENTARIO ODCUMENTAL: Si contamos con el, por lo menos tenemos una base y se trabaja en el, pero no fue posible conseguirlo, por la demanda de consultas, el personal a cargo no lo suministro.
INDICE:
El principio de orden original ayuda a recuperar la información contenida en un expediente de forma más rápida
5030
GERENCIA GESTIÓN EMPRESARIAL
INFORMES
2008
FOLDER 1-1
DOCUMENTOS DE APOYO
LEY 594 Y OTRAS RELACIONADAS CON DOCUMENTACIÓN
GUIAS INSTITUCIONALES
NORMAS ICONTEC
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS
PROCEDIIENTOS GENERALES
DDP
MAPAS
MEMORIAS DE CAPACITACIONES AL PERSONAL DE LOS CENTROS DOCUMENTALES DE LA EMPRESA.
CAPACITACIÓN PERMANENTE.
LAS 5´S
DOCUEMTNOS DE CMAPAÑAS PREVENTIVAS.
TIPS DOCUMENTALES
CONSERVACIÓN
Es el proceso que nos permite actualizar registros, levantar estudios de series documentales, proponer tratamiento para las series y hacer mantenimiento a los archivos.
Son un conjunto de actividades tendientes a garantizar la integridad y buen estado físico de la documentación, aplicación de las disposiciones del comité en cuanto a periodos de permanencia de la documentación, y dentro de este proceso se hace un estudio de series que luego se presenta al comité.
Dentro de este proceso es muy importante tener en cuenta que en un archivo central o histórico debemos tener unas condiciones como:
Temperatura entre 14 y 22 grados centígrados
Humedad entre 40 y 60%.
APERTURA DE EXPEDIENTES
En este proceso tenemos en cuentas que al ingresar la información debe ser clasificada para alimentar registros y así organizar adecuadamente el material, teniendo en cuenta el tipo de documento y sobre todo la facilidad de recuperación que este debe tener.
Se analiza y normaliza la información debemos ser asertivos en los nombres que colocamos a los expedientes, plasmar información en bases de datos que permiten un orden lógico y adecuado.
Colocamos en los campos asuntos de encabezado, palabras claves, claras del tema principal o marco. Mucho cuidado debemos tener con contratos y proyectos que son de alta consulta.
PASOS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Como filial que somos, operamos dentro de la misma como archivo central, allí lo que se hace es un análisis de la permanencia de determinados expedientes, se tiene en cuenta el cuadro de clasificación y los tiempos estipulados para al conservación de estos tipos documentales. Y se hacen planillas de control para entregar al archivo Histórico de la casa matriz ISA.
Se hace aproximadamente cada 6 mese o cada año dependiendo de las series a mover, de la consulta y del volumen que se tenga en el archivo de la filial.
RECEPCIÓN DOCUMENTAL
DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS
Para este proceso contamos con unos procedimientos claros y documentados, seguimos unos lineamientos dados por unos tips y guías documentales, hace algún tiempo trabajábamos con una guía escrita donde nos daban bases mínimas para todos los procedimientos documentales de la organización, ahora todo esta en nuestras computadoras. Además todo documento que ingresa o sale de la organización debe ser numerado para es caso de salida y radicado para el caso de ingreso, numeramos memorandos, no utilizamos casi nunca las circulares informativas, se ha optado por utilizar el correo electrónico.
Tenemos un puesto de recepción documental donde se encargan de recibir, clasificar y distribuir los documentos recibidos, según sea el caso al que aplica, siguiendo cada indicación plasmada en los procedimientos.
Para la salida de documentación, contamos con procedimiento de numeración, tips y normas a seguir.
Por ser una Empresa grande todos los procedimientos tienen gran cantidad de pasos a seguir, todos importantes y claramente definidos en cada procedimiento.
Proceso radicación
Proceso numeración
Proceso fax
Proceso digitación
Proceso archivo
Proceso conservación
Proceso recuperación
Etc. Etc.
Tenemos recorrido definidos para recibir y entregar documentos internos
Tenemos recorridos externos para entrega personal, para diligencias personales, para urgentes, para jurídicos, para entregas especiales, para confidenciales, contamos con oficina de mensajeria externa tradicional (servientrega- Adpostal- Aeroenvios) dentro de las instalaciones.
DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS INTERNOS
Como ya lo mencione tenemos recorridos así:
Del puesto de recepción al central
Del puesto de recepción a las filiales
Del central a las dependencias
De las dependencias al central para luego entregar a las areas
De filiales hacia la Empresa Matriz ISA
De ISA a las filiales y viceversa.
Las filiales son: XM COMPAÑÍA DE EXPERTOS EN MERCADOS
INTERNEXA
SUBESTACIÓN ANCON SUR
También tenemos recorridos a otros:
Al Fondo de Empleados, al Almacén, a Recrecer, al Restaurante, a Molitur, a Servientrega, a la Biblioteca.
Dentro de las filiales tenemos recorridos del centro documental de cada una a los puestos secretariales y viceversa.
MEDIOS DE DISTRIBUCIÓN
Contamos con varios medios de distribución
1. Mensajeria Interna: entre las areas, entre las filiales, subestaciones y otros.
2. Mensajería Externa: diligencias de carácter confidencial, especiales, entrega personal.
3. Diligencias Personales: como su nombre lo dice para todo el personal que labora en la Empresa (minimiza las salidas de los empleados)
4. Diligencias Gerencias. Como su nombre lo dice solo atiende Gerentes (Personales de todo carácter)
5. Correo Tradicional. Nacional e Internacional
6. Correo Electrónico: Para todo el personal como método rápido y confiable
7. Fax y Rightfax: Es de mucha demanda más que todo para las circulares, correos masivos.
8. Transporte Terrestre: se cuenta con un contrato que permite la utilización de carros para diligencias especiales.
MEDIO DE MAYOR ACEPTACIÓN
Tenemos como los más utilizados los Correos Electrónicos, Fax y Rightfax, Tradicional y obviamente los personales.
CONTINGENCIAS Y NOVEDADES
Son varias las contingencias y novedades que se presentan en las distribuciones de documentos e información, relaciono algunas:
· Datos errados en sobres: ocasionan devoluciones y retrasos en las entregas.
· Areas trocadas en los sobres internos: ocasionan perdida de documentos.
· Bases de datos mal diligenciadas: ocasionan retrasos en los envíos.
· Direcciones incorrectas suministradas al personal de transporte terrestre: ocasionan pérdidas y difícil ubicación para realizar entregas.
· Desconocimiento de la Empresa y sus filiales: documentos de una filial en otra.
Se trabaja diariamente en la identificación y mejoramiento continuo.
CLASES DE CORREOS UTILIZADOS Y CONTROLES
Correo interno
Correo externo
Correo tradicional urbano, nacional e internacional
Correo personalizado
Correo Especializado y Recomendado
Los controles en el correo interno son pocos, se deben marcar muy bien los sobres o los paquetes, para esto utilizamos la herramienta ubícame que debe estar actualizada para facilitar la ubicación de las personas y diligenciar sobres.
Para el correo externo por lo general se lleva una copia de más para firma y sello.
Para el correo tradicional urbano, nacional, internacional, especializado y recomentado tenemos con Adpostal planillas de entrega y para Servientrega las guías.
Para el correo especializado como aeropuerto – aeropuerto igual utilizamos guías y confirmación con los destinatarios.
Para este proceso contamos con unos procedimientos claros y documentados, seguimos unos lineamientos dados por unos tips y guías documentales, hace algún tiempo trabajábamos con una guía escrita donde nos daban bases mínimas para todos los procedimientos documentales de la organización, ahora todo esta en nuestras computadoras. Además todo documento que ingresa o sale de la organización debe ser numerado para es caso de salida y radicado para el caso de ingreso, numeramos memorandos, no utilizamos casi nunca las circulares informativas, se ha optado por utilizar el correo electrónico.
Tenemos un puesto de recepción documental donde se encargan de recibir, clasificar y distribuir los documentos recibidos, según sea el caso al que aplica, siguiendo cada indicación plasmada en los procedimientos.
Para la salida de documentación, contamos con procedimiento de numeración, tips y normas a seguir.
Por ser una Empresa grande todos los procedimientos tienen gran cantidad de pasos a seguir, todos importantes y claramente definidos en cada procedimiento.
Proceso radicación
Proceso numeración
Proceso fax
Proceso digitación
Proceso archivo
Proceso conservación
Proceso recuperación
Etc. Etc.
Tenemos recorrido definidos para recibir y entregar documentos internos
Tenemos recorridos externos para entrega personal, para diligencias personales, para urgentes, para jurídicos, para entregas especiales, para confidenciales, contamos con oficina de mensajeria externa tradicional (servientrega- Adpostal- Aeroenvios) dentro de las instalaciones.
DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS INTERNOS
Como ya lo mencione tenemos recorridos así:
Del puesto de recepción al central
Del puesto de recepción a las filiales
Del central a las dependencias
De las dependencias al central para luego entregar a las areas
De filiales hacia la Empresa Matriz ISA
De ISA a las filiales y viceversa.
Las filiales son: XM COMPAÑÍA DE EXPERTOS EN MERCADOS
INTERNEXA
SUBESTACIÓN ANCON SUR
También tenemos recorridos a otros:
Al Fondo de Empleados, al Almacén, a Recrecer, al Restaurante, a Molitur, a Servientrega, a la Biblioteca.
Dentro de las filiales tenemos recorridos del centro documental de cada una a los puestos secretariales y viceversa.
MEDIOS DE DISTRIBUCIÓN
Contamos con varios medios de distribución
1. Mensajeria Interna: entre las areas, entre las filiales, subestaciones y otros.
2. Mensajería Externa: diligencias de carácter confidencial, especiales, entrega personal.
3. Diligencias Personales: como su nombre lo dice para todo el personal que labora en la Empresa (minimiza las salidas de los empleados)
4. Diligencias Gerencias. Como su nombre lo dice solo atiende Gerentes (Personales de todo carácter)
5. Correo Tradicional. Nacional e Internacional
6. Correo Electrónico: Para todo el personal como método rápido y confiable
7. Fax y Rightfax: Es de mucha demanda más que todo para las circulares, correos masivos.
8. Transporte Terrestre: se cuenta con un contrato que permite la utilización de carros para diligencias especiales.
MEDIO DE MAYOR ACEPTACIÓN
Tenemos como los más utilizados los Correos Electrónicos, Fax y Rightfax, Tradicional y obviamente los personales.
CONTINGENCIAS Y NOVEDADES
Son varias las contingencias y novedades que se presentan en las distribuciones de documentos e información, relaciono algunas:
· Datos errados en sobres: ocasionan devoluciones y retrasos en las entregas.
· Areas trocadas en los sobres internos: ocasionan perdida de documentos.
· Bases de datos mal diligenciadas: ocasionan retrasos en los envíos.
· Direcciones incorrectas suministradas al personal de transporte terrestre: ocasionan pérdidas y difícil ubicación para realizar entregas.
· Desconocimiento de la Empresa y sus filiales: documentos de una filial en otra.
Se trabaja diariamente en la identificación y mejoramiento continuo.
CLASES DE CORREOS UTILIZADOS Y CONTROLES
Correo interno
Correo externo
Correo tradicional urbano, nacional e internacional
Correo personalizado
Correo Especializado y Recomendado
Los controles en el correo interno son pocos, se deben marcar muy bien los sobres o los paquetes, para esto utilizamos la herramienta ubícame que debe estar actualizada para facilitar la ubicación de las personas y diligenciar sobres.
Para el correo externo por lo general se lleva una copia de más para firma y sello.
Para el correo tradicional urbano, nacional, internacional, especializado y recomentado tenemos con Adpostal planillas de entrega y para Servientrega las guías.
Para el correo especializado como aeropuerto – aeropuerto igual utilizamos guías y confirmación con los destinatarios.
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