ORGANIZACIÓN DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ACTIVIDADES GUIA # 5


ORGANIGRAMA MATRIZ ISA ADJUNTO
ORGANIGRAMA FILIAL XM ADJUNTO

En nuestra calidad de filial,
Dependemos de la Gerencia Administrativa de ISA
LOGISTICA.


FUNCIONES DOCUMENTALES:

Dentro de nuestras funciones están:
Planear, organizar, dirigir, integrar, controlar, desarrollar, regular y mantener procesos técnicos documentales del sistema de correspondencia (recepción, trámite, tráfico y despacho) y sistema de archivo (recepción, organización, almacenamiento, descarte y recuperación de información), tendientes a mantener grupos documentales y un adecuado Sistema Documental, contribuyendo a la conservación y memoria colectiva de la organización.
Suministramos y llevamos oportuna y eficazmente la información a los clientes internos y externos, para así desarrollar actividades.
Siguiendo la ley 594 .


CUADRO DE CLASIFICACIÓN ADJUNTO


SISTEMA DE ORDENACIÓN:

Se hace a partir de las series y subseries documentales, utilizamos el sistema mixto alfanumérico, también tenemos algo de alfabético onomarico, toponímico y temático, ya que es mucho el volumen documental que manejamos.

Utilizamos unidades simples y complejas, expedientes, para estos últimos de izquierda a derecha.


FOLIACIÓN: Consiste en la asignación de consecutivos desde uno a cada hoja, esto se hace cuando la serie esta perfecta. Contratos, Convenios.


PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:
Este nos permite saber cuales son los pasos necesarios de procesos, determina con los documentos que iniciamos y finalizamos expedientes.
En los expedientes de archivo es necesario el orden lógico de la información almacenada y es por eso que allí se ve claramente la lógica de archivar de izquierda a derecha pues armamos libros con sentido a la hora de consultar.

El principio de orden original ayuda a recuperar la información contenida en un expediente de forma más rápida y facilita nuestra labor de facilitadotes del que hacer diario.
En los contratos, en los convenios, en las licitaciones, en los expedientes de hoja de vida.


INVENTARIO ODCUMENTAL: Si contamos con el, por lo menos tenemos una base y se trabaja en el, pero no fue posible conseguirlo, por la demanda de consultas, el personal a cargo no lo suministro.


INDICE:

El principio de orden original ayuda a recuperar la información contenida en un expediente de forma más rápida
5030

GERENCIA GESTIÓN EMPRESARIAL
INFORMES
2008


FOLDER 1-1

DOCUMENTOS DE APOYO

LEY 594 Y OTRAS RELACIONADAS CON DOCUMENTACIÓN
GUIAS INSTITUCIONALES
NORMAS ICONTEC
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS
PROCEDIIENTOS GENERALES
DDP
MAPAS
MEMORIAS DE CAPACITACIONES AL PERSONAL DE LOS CENTROS DOCUMENTALES DE LA EMPRESA.
CAPACITACIÓN PERMANENTE.
LAS 5´S
DOCUEMTNOS DE CMAPAÑAS PREVENTIVAS.
TIPS DOCUMENTALES

CONSERVACIÓN

Es el proceso que nos permite actualizar registros, levantar estudios de series documentales, proponer tratamiento para las series y hacer mantenimiento a los archivos.
Son un conjunto de actividades tendientes a garantizar la integridad y buen estado físico de la documentación, aplicación de las disposiciones del comité en cuanto a periodos de permanencia de la documentación, y dentro de este proceso se hace un estudio de series que luego se presenta al comité.
Dentro de este proceso es muy importante tener en cuenta que en un archivo central o histórico debemos tener unas condiciones como:
Temperatura entre 14 y 22 grados centígrados
Humedad entre 40 y 60%.


APERTURA DE EXPEDIENTES

En este proceso tenemos en cuentas que al ingresar la información debe ser clasificada para alimentar registros y así organizar adecuadamente el material, teniendo en cuenta el tipo de documento y sobre todo la facilidad de recuperación que este debe tener.
Se analiza y normaliza la información debemos ser asertivos en los nombres que colocamos a los expedientes, plasmar información en bases de datos que permiten un orden lógico y adecuado.
Colocamos en los campos asuntos de encabezado, palabras claves, claras del tema principal o marco. Mucho cuidado debemos tener con contratos y proyectos que son de alta consulta.


PASOS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Como filial que somos, operamos dentro de la misma como archivo central, allí lo que se hace es un análisis de la permanencia de determinados expedientes, se tiene en cuenta el cuadro de clasificación y los tiempos estipulados para al conservación de estos tipos documentales. Y se hacen planillas de control para entregar al archivo Histórico de la casa matriz ISA.
Se hace aproximadamente cada 6 mese o cada año dependiendo de las series a mover, de la consulta y del volumen que se tenga en el archivo de la filial.