lunes, 30 de junio de 2008
DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE SIGUIENTES ETAPAS
ETAPA CONTRACTUAL
1. Contrato mayor cuantía: Original del Contrato y de sus anexos, con Vo.Bo. jurídico, firmado por las partes y con fecha de firma.
Contrato menor cuantía: Copia con Vo.Bo. jurídico y firmada.
2. Original o fotocopia autenticada del Certificado de Existencia y Representación Legal del Contratista.
3. Originales de Garantías y Seguros, con sus correspondientes anexos, aprobados por ISA.
4. Recibo de pago del Impuesto de Timbre Nacional
5. Orden de iniciación del Contrato
6. Constancia que el personal asignado al Contrato está afiliado a una E.P.S., a un Fondo de Pensiones y a una A.R.P.
7. Acta o Constancia de Recibo a Satisfacción de los productos o servicios.
CLÁUSULA ADICIONAL
8. En Contrato mayor cuantía: Original de la Cláusula Adicional, con Vo.Bo. jurídico, firmada por las partes, con fecha de firma.
9. En Contrato menor cuantía: Copia con Vo.Bo. jurídico y firmada.
10. Original o fotocopia autenticada del Certificado de Existencia y Representación Legal del Contratista.
11. Originales de las modificaciones a las Garantías y Seguros, aprobados por ISA.
12. Recibo de pago de Impuesto de Timbre Nacional, por el mayor valor del Contrato.
ETAPA POSTCONTRACTUAL
13. Originales de las Garantías, con sus correspondientes anexos, aprobadas por ISA
14. Original Acta de Cruce de Cuentas, con Vo.Bo. jurídico, firmada por las partes, con fecha de firma.
EN CUALQUIER ETAPA
15. Toda la correspondencia cruzada entre las partes
16. Memorandos
17. Conceptos emitidos por las diferentes áreas de la Empresa, en relación con el Contrato.
18. Actas
19. Reclamaciones
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATOS
CONTENIDO EXPEDIENTE DE CONTRATOS EN LA
ETAPA PRECONTRACTUAL
1. Justificación invitación a sólo un oferente en el evento del Literal a, Artículo 11, Acuerdo 15 de 1997 ó a 3 oferentes en el caso del inciso segundo, Literal b, ibídem.
2. Solicitud de Ofertas
3. Carta de invitación o copia de aviso de prensa
4. Adendos a la Solicitud de Ofertas
5. Acta de Recepción de Ofertas
6. Originales Ofertas
7. Informe de Evaluación de Ofertas (Debe contener recomendación de adjudicación).
8. Documento de Ajuste y Negociación
9. Constancia de Publicidad del Informe de Evaluación, Artículo 18, Acuerdo 15 de 1997.
10. Observaciones de los Proponentes al Informe de Evaluación.
11. Acta de Recomendación de Adjudicación, del Comité Asesor para la Contratación de Mayor Cuantía, firmada.
12. Carta de adjudicación
1. Justificación invitación a sólo un oferente en el evento del Literal a, Artículo 11, Acuerdo 15 de 1997 ó a 3 oferentes en el caso del inciso segundo, Literal b, ibídem.
2. Solicitud de Ofertas
3. Carta de invitación o copia de aviso de prensa
4. Adendos a la Solicitud de Ofertas
5. Acta de Recepción de Ofertas
6. Originales Ofertas
7. Informe de Evaluación de Ofertas (Debe contener recomendación de adjudicación).
8. Documento de Ajuste y Negociación
9. Constancia de Publicidad del Informe de Evaluación, Artículo 18, Acuerdo 15 de 1997.
10. Observaciones de los Proponentes al Informe de Evaluación.
11. Acta de Recomendación de Adjudicación, del Comité Asesor para la Contratación de Mayor Cuantía, firmada.
12. Carta de adjudicación
GUIA #3
GUIA #3
Describa por lo menos tres actos administrativos que genere su organización, indicando función que lo genera, sección o subsección documental
ACUERDO: Emitido por la Junta Directiva, en función de la creación y reglamentos.
ACTA: Emitida por el comité de Contratación, en función de la definición de reglas y funcionamiento del mismo, se reúnen cada mes o antes si es necesario.
GUÍA: Emitida por la Gerencia general, con el fin de determinar criterios y procedimiento a seguir, para el ejemplo es manejo de cajas menores.
INSTRUCCIÓN: Emitida por la Gerencia General en función de dar lineamientos al manejo y a la reglamentación vigente, para el caso son los parámetros para el disfrute de las vacaciones.
Describa por lo menos tres actos administrativos que genere su organización, indicando función que lo genera, sección o subsección documental
ACUERDO: Emitido por la Junta Directiva, en función de la creación y reglamentos.
ACTA: Emitida por el comité de Contratación, en función de la definición de reglas y funcionamiento del mismo, se reúnen cada mes o antes si es necesario.
GUÍA: Emitida por la Gerencia general, con el fin de determinar criterios y procedimiento a seguir, para el ejemplo es manejo de cajas menores.
INSTRUCCIÓN: Emitida por la Gerencia General en función de dar lineamientos al manejo y a la reglamentación vigente, para el caso son los parámetros para el disfrute de las vacaciones.
EJEMPLOS:
GUÍA INSTITUCIONAL
viernes, 20 de junio de 2008
TIEMPOS DE RESPUESTAS MAS COMUNES
EN CUANTO A TIEMPOS DE RESPUESTA TENEMOS
3 DÍAS PARA COMUNICADOS
3 DÍAS PARA COMUNICADOS
15 PARA DERECHO PETICIÓN
1 DÍA PARA TUTELAS
1 DÍA PARA RESPUESTA TELEFONICA
Y SE HACEN CAMPAÑAS PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL DE DOCUMENTOS Y TIEMPOS, CON LA FINALIDAD DE MOTIVAR AL PERSONAL Y ENSEÑAR EL VALOR DE LA INFORMACIÓN.
TIPOS DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
TIPOS DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
§ CARTAS
§ FACTURAS
§ CIRCULARES
§ OFERTAS
§ COTIZACIONES
§ INFORMES
§ ACTAS
§ ACUERDO
§ ADENDO
§ BOLETAS FISCALES
§ CAJAS
§ CARTAS CIRCULARES
§ CERTIFICADOS
§ CONTRATOS
§ CLAUSULAS ADICIONALES
§ CUENTAS DE COBRO
§ DECRETOS
§ DERECHO DE PETICIÓN
§ EXTRACTOS
§ POLIZAS
§ FOLLETOS
§ LIBROS
§ LICITACIONES
§ OFICIOS
§ NOTAS CREDITO- DEBITO
§ PAQUETES
§ ORDEN DE ENTREGA
§ DISKETTES
§ CD´S
ENTRE OTROS.
§ CARTAS
§ FACTURAS
§ CIRCULARES
§ OFERTAS
§ COTIZACIONES
§ INFORMES
§ ACTAS
§ ACUERDO
§ ADENDO
§ BOLETAS FISCALES
§ CAJAS
§ CARTAS CIRCULARES
§ CERTIFICADOS
§ CONTRATOS
§ CLAUSULAS ADICIONALES
§ CUENTAS DE COBRO
§ DECRETOS
§ DERECHO DE PETICIÓN
§ EXTRACTOS
§ POLIZAS
§ FOLLETOS
§ LIBROS
§ LICITACIONES
§ OFICIOS
§ NOTAS CREDITO- DEBITO
§ PAQUETES
§ ORDEN DE ENTREGA
§ DISKETTES
§ CD´S
ENTRE OTROS.
FORMAS DE RECEPCION
FORMAS DE RECEPCIÓN
Taquilla Recepción
Correo Interno y Externo
Portería Principal
Mensajería Interna y Externa
Fax
Transportadoras
Taquilla Recepción
Correo Interno y Externo
Portería Principal
Mensajería Interna y Externa
Fax
Transportadoras
CLASIFICACIÓN DOCUMENTOS
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS:
Oficial (temas relacionados con el que hacer de la empresa).
General (temas como libros, revistas, invitaciones, certificados, agradecimientos, sedes entre otros) se asigna un número y se ingresan los datos en el sistema, se almacenan durante un año.
Personal (extractos, documentos con sello personal entre otros), pasar a mensajería para su encasillamiento.
Filiales (se lleva planilla de control)
Feisa (se lleva planilla de control)
Priorizar de acuerdo con el tema o por solicitud expresa del área, para procesar las comunicaciones:
Ofertas
Facturas
Cotizaciones
Oficial (temas relacionados con el que hacer de la empresa).
General (temas como libros, revistas, invitaciones, certificados, agradecimientos, sedes entre otros) se asigna un número y se ingresan los datos en el sistema, se almacenan durante un año.
Personal (extractos, documentos con sello personal entre otros), pasar a mensajería para su encasillamiento.
Filiales (se lleva planilla de control)
Feisa (se lleva planilla de control)
Priorizar de acuerdo con el tema o por solicitud expresa del área, para procesar las comunicaciones:
Ofertas
Facturas
Cotizaciones
GUIA # 2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
- INSUMOS PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
Guía "Manual del Radicador"Guía Institucional 43 y procedimientos específicosGuía SIAD
Outlook Resmas de papel verde para precidhasEscáner
Documento Sistema de Correspondencia – SIAD e INDEX
Progamas de office Impresora de Stickers
Impresora chorro de tintaRollos de stickers
GUIA # 1 CARTA NUMERADA
MODELO CARTA
NUMERADA- CÍTESE:
NUMERADA- CÍTESE:
Esta carta se guarda en servidor
con el número del cítese.
con permisos de visualización.
GUIA # 1 MODELO DE CARTA
MODELO CARTA
SIN NUMERAR:
Esta carta se guarda en servidor por nombrede Empresa
con fecha yarea productora.
jueves, 19 de junio de 2008
EVIDENCIAS GUIA # 1 AUTODIAGNÓSTICO
EVIDENCIAS AUTODIAGNOSTICOGESTIÓN DOCUMENTAL
1- Realizar una lista de los documentos que se crean en su puesto de trabajo y anexe dos de ellos. Especifique con base en qué funciones o actividades se producen los dos documentos seleccionados
2- Realizar una lista de los formatos que utiliza en su puesto de trabajo y anexe dos de ellos. Especifique con base en qué funciones o actividades se produce.
LISTA DE DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
CARTAS
INFORMES
ACTAS
MEMORANDOS
CARTAS CIRCULARES
MEMORANDOS CIRCULARES
SOLICITUDES
TEMARIOS GRUPOS PRIMARIOS
CONTRATOS
DOCUMENTOS SELECICONADOS: MEMORANDO Y CARTA
MEMORANDO:
Corresponde a la autorización de comisión de un Empleado al exterior.
CARTA:
Corresponde a la devaluación de facturas.
FORMATOS UTILIZADOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
ORDENES DE PASAJES
ORDENES DE HOTELES
SOLICITUDES CAJA MENOR
LEGALIZACIÓN CAJA MENOR
INSCRIPCIONES A EVENTOS
SALIDAS DE ELEMENTOS
LISTADOS DE ASISTENCIA
CERTIFICADOS DE CAPACITACIÓN
RESERVAS DE SALAS DE REUNIONES
FORMATO DE NOTAS INTERNAS PARA GESTIÓN
SOLICITUD DE VIÁTICOS
LEGALIZACIÓN DE VIATICOS
ANTICIPOS DE VIÁTICOS
ACTA DE DE DEVOLUTIVOS
FORMATOS SELECCIONADOS: INSCRIPCIÓN EVENTOS Y SOLICITUD PASAJES
INSCRIPCIÓN A EVENTOS:
Es diligenciado en el momento de inscribir a un Empleado a Congresos, Seminarios
y otros que tengan que ver con capacitación.
SOLICITUD DE PASAJES:
Es diligenciado cada ver que un empleado sale a comisión bien sea Nacional o Internacional.
1- Realizar una lista de los documentos que se crean en su puesto de trabajo y anexe dos de ellos. Especifique con base en qué funciones o actividades se producen los dos documentos seleccionados
2- Realizar una lista de los formatos que utiliza en su puesto de trabajo y anexe dos de ellos. Especifique con base en qué funciones o actividades se produce.
LISTA DE DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
CARTAS
INFORMES
ACTAS
MEMORANDOS
CARTAS CIRCULARES
MEMORANDOS CIRCULARES
SOLICITUDES
TEMARIOS GRUPOS PRIMARIOS
CONTRATOS
DOCUMENTOS SELECICONADOS: MEMORANDO Y CARTA
MEMORANDO:
Corresponde a la autorización de comisión de un Empleado al exterior.
CARTA:
Corresponde a la devaluación de facturas.
FORMATOS UTILIZADOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
ORDENES DE PASAJES
ORDENES DE HOTELES
SOLICITUDES CAJA MENOR
LEGALIZACIÓN CAJA MENOR
INSCRIPCIONES A EVENTOS
SALIDAS DE ELEMENTOS
LISTADOS DE ASISTENCIA
CERTIFICADOS DE CAPACITACIÓN
RESERVAS DE SALAS DE REUNIONES
FORMATO DE NOTAS INTERNAS PARA GESTIÓN
SOLICITUD DE VIÁTICOS
LEGALIZACIÓN DE VIATICOS
ANTICIPOS DE VIÁTICOS
ACTA DE DE DEVOLUTIVOS
FORMATOS SELECCIONADOS: INSCRIPCIÓN EVENTOS Y SOLICITUD PASAJES
INSCRIPCIÓN A EVENTOS:
Es diligenciado en el momento de inscribir a un Empleado a Congresos, Seminarios
y otros que tengan que ver con capacitación.
SOLICITUD DE PASAJES:
Es diligenciado cada ver que un empleado sale a comisión bien sea Nacional o Internacional.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de instrucciones que detallan operacines para el desarrollo de procesos al interior de cada entidad, tales como:
Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los Documentos.
Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los Documentos.
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