FORMATO ASOCIADO A ISO 14000 Y OHSAS 18000

MUEBLES Y EQUIPÓS

Archivadores Metálicos
Escritorios
Sillas Ergonómicas
Teléfonos
Equipos computo
Equipos digitalización
Fax
Fotocopiadoras
Escaner
Estanterías
Escaleras
Perforadoras

GUIA # 7 CONSERVACIÓN

CONDICIONES AMBIENTALES:

HUMEDAD

TEMPERATURA IDEAL
AIRE ACONDICIONADO

EXTRACTORES.

LIMPIEZA:

Diariamente contamos con personal de

servicios generales que apoya nuestra labor

y nos ayudan con la limpieza, día y noche.
Se utilizan guantes, tapabocas,

paños de limpiar, etc.

CONTROL DE PLAGAS:

Aproximadamente cada tres meses se

contrata este servicio para velar por

el bienestar de los documentos.

ESPACIOS

Amplios y dotados de lo necesario para atender adecuadamente y correctamente

a nuestros usuarios, espacios iluminados y con estudios de salud ocupacional semestrales.

VARIOS CONSULTA

EXPEDIENTES DE MAYOR CONSULTA:

CONTRATOS.
CORRESPONDENCIA BANCOS.
HISTORIAS LABORALES.
FACTURAS

PORTAFOLIO DE SERVICIOS DEL CENTRO DOCUMENTAL

CORRESPONDENCIA:

Tenemos los siguientes procesos


NUMERACIÓN
RADICACIÓN
FAX
RIGHTFAX
DIGITALIZACIÓN

ARCHIVO:

Tenemos los siguientes procesos

INGRESO DE INFOMACIÓN
ANÁLISIS Y NORMALIZACIÓN
CONSERVACIÓN
TRANSFERENCIA
RECUPERACIÓN
ELIMINACIÓN
CONSULTA
REPROGRAFIA

Contamos con servicios de Mensajería Interna, Externa, diligencias personales.

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

Para un buen manejo de información y documentación, es conveniente tener en las organizaciones ayudas como:

1. GUIAS
2. NORMAS
3. LEYES CLARAS
4. INVENTARIO
5. CUADROS DE CLASIFICACIÓN
6. CONTROL DE PRÉSTAMOS
7. PROCEDIMIENTOS CLAROS
8. MANEJO DE NOVEDADES
9. CODIGO ETICA
10. MANUAL DE ORDENACIÓN 5´S

FORMATOS UTILIZADOS

INDICE UTILIZADO PARA LOS EXPEDIENTES:

Para el ejemplo consecutivo de numeración, cartas que salen de la Empresa.

INVENTARIO - INDICE EXPEDIENTE

FORMATO INVENTARIO:

Apenas se esta trabajando en el, como sabemos es único, pero en la filial solo se inicia la implementación.



TABLA DE VALORACIÓN:
Tenemos unos criterios para la retención y conservación de documentos, tablas de retención no tenemos, pero en los archivos de todo el grupo ISA, tenemos tablas de valoración.
Teniendo en cuenta las series y la codificación que debe llevar estas al producir los documentos.

FORMATOS UTILIZADOS

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

FORMATOS UTILIZADOS

CONTROL SERIES ESPECIFICAS